Preddefinované odpovede
Stránka Preddefinované odpovede je prepojená s knižnicou odpovedí, ktoré možno použiť na odpovedanie na prijatú spätnú väzbu.
V skratke, preddefinované odpovede sa používajú na interakciu s Vašimi zákazníkmi po tom, ako zanechajú spätnú väzbu. Aby manažéri ušetrili čas neustálym vytváraním nových vlastných odpovedí, je možné vytvoriť sadu preddefinovaných odpovedí. Následne si môžu jednoducho vybrať z preddefinovaného zoznamu a odoslať odpoveď pár kliknutiami.
Teraz Vás prevedieme stránkou Preddefinované odpovede.
Počnúc zhora môžete ako prvý vidieť počet vytvorených preddefinovaných odpovedí a skupín.
Zoznam všetkých preddefinovaných odpovedí (hlavná tabuľka) pozostáva z nasledujúcich informácií:
- Názov: Názov zvyčajne predstavuje typ spätnej väzby (pozitívna/negatívna/neutrálna) a kampaň, na ktorú bude odpoveď použitá (call centrum, technici, maloobchod atď.). Ak sa vytvorí viac odpovedí, pokojne použite vyhľadávací panel na nájdenie konkrétnej odpovede na základe jej názvu.
- Skupina: Názov skupiny, ktorej súčasťou je preddefinovaná odpoveď (prázdne, ak nie je priradená žiadna skupina)
- Jazyk: Počet jazykov (prekladov), v ktorých je vytvorená preddefinovaná odpoveď.
- Posledná úprava: Dátum poslednej úpravy preddefinovanej odpovede.
K dispozícii je aj možnosť zoskupiť preddefinované odpovede. Viac informácií o skupinách Preddefinovaných odpovedí nájdete tu.
Zoznam všetkých skupín (hlavná tabuľka) pozostáva z nasledujúcich informácií:
- Názov: Názov zvyčajne predstavuje typ spätnej väzby (pozitívna/negatívna/neutrálna) a kampaň, na ktorú bude odpoveď použitá (call centrum, technici, maloobchod atď.). Ak je vytvorených viac skupín, pokojne použite vyhľadávací panel na vyhľadanie konkrétnej skupiny na základe jej názvu.
- Odpovede v skupinách: Počet odpovedí pridaných do skupiny.
- Posledná úprava: Dátum poslednej úpravy skupiny. Oba zoznamy môžete zoradiť podľa ktoréhokoľvek z vyššie uvedených parametrov.
Na tejto stránke môžete vykonať nasledujúce zmeny:*
- Vytvorenie preddefinovanej odpovede
- Upraviť existujúcu preddefinovanú odpoveď
- Odstrániť existujúcu preddefinovanú odpoveď
- Nastavenia skupín preddefinovaných
- Nastavenia skupín preddefinovaných odpovedí
*Po kliknutí na názov sekcie sa dozviete viac o konkrétnych nastaveniach.
Vytvorenie preddefinovanej odpovede
Preddefinovanú odpoveď začnite nastavovať tým, že navštívite sekciu „Preddefinované odpovede“ v Nastaveniach a kliknete na tlačidlo „+ Vytvoriť odpoveď“.
Objaví sa nové okno, kde najprv pomenujete svoju preddefinovanú odpoveď. Názov zvyčajne predstavuje kampaň, ku ktorej sa odpoveď viaže (názov tímu, entita štruktúry, produkt, atď.) a typ spätnej väzby (pozitívna/neutrálna/negatívna). Potom z rozbaľovacej ponuky „Jazyk“ vyberte predvolený jazyk šablóny.
Potom stlačte tlačidlo „Pokračovať“.
Objaví sa ďalšie okno, do ktorého vložíte text odpovede. Názov preddefinovanej odpovede je tiež vždy viditeľný v hornej časti poľa, takže vždy viete, ktorú odpoveď práve vytvárate. Ak chcete premenovať odpoveď pri jej vytváraní, kliknite na „kontextové menu (tri bodky)“, vyberte možnosť „Premenovať“ a nový názov uložte.
Pri vytváraní novej odpovede môžete tiež pridať ďalšie jazykové variácie. Kliknite na ikonu „A bloky“ a vyberte možnosť „Pridať nový jazyk“.
Zobrazia sa všetky dostupné jazyky a môžete začiarknuť políčka pri relevantných jazykoch. Použite možnosť „Pridať“ a do vstupného poľa napíšte preklad.
Ikona „bloky A“ vždy zobrazuje jazyk, ktorý si práve prezeráte, pričom medzi jazykmi môžete prepínať kliknutím na ich názvy.
Ak už viete, ako fungujú Skupiny preddefinovaných odpovedí, môžete odpoveď dokonca pridať do skupiny už pri jej vytváraní.
Môžete tak urobiť výberom možnosti „Pridať do skupiny“ z „kontextového menu (tri bodky)“. Potom začiarknite políčko v zozname, ktorý sa zobrazí pri príslušnej skupine, a potvrďte svoj výber tlačidlom „Pridať“.
Ak chcete zistiť, ako fungujú Skupiny preddefinovaných odpovedí, navštívte túto sekciu.
Keď je všetko vyššie uvedené hotové, použite možnosť „Uložiť“ na uloženie novej odpovede alebo možnosť „Zrušiť“ na zahodenie všetkých nastavení a začatie odznova.
Novo vytvorené preddefinované odpovede sú pripravené na okamžité použitie. Teraz sa môžeme naučiť, ako používať preddefinované odpovede, keď obdržíte spätnú väzbu.
Úprava preddefinovanej odpovede
Pokiaľ ide o zmeny v rámci Preddefinovaných odpovedí, môžete zmeniť nasledovné:
- Názov odpovede:
Kliknutím na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku odpovede, ktorú chcete upraviť, a výberom možnosti „Premenovať“.
Ďalším spôsobom je kliknúť na riadok, v ktorom je umiestnená odpoveď a vybrať možnosť „Premenovať“ v „kontextovom menu (tri bodky)“ umiestnenom v pravom hornom rohu.
V oboch prípadoch sa zobrazí nové okno, v ktorom môžete nahradiť pôvodný názov novým.
Nezabudnite potvrdiť prepísanie cez tlačidlo „Uložiť“.
- Text odpovede:
Kliknutím na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku odpovede, ktorú chcete upraviť a výberom možnosti „Upraviť“.
Ďalším spôsobom je kliknutie na riadok, kde je umiestnená odpoveď.
V oboch prípadoch sa zobrazí nové okno, v ktorom môžete prepísať pôvodný text.
Nezabudnite potvrdiť prepísanie cez tlačidlo „Uložiť“.
Ďalšie zmeny sú spojené so Skupinami preddefinovaných odpovedí, takže neváhajte a navštívte priamo túto sekciu.
Duplikovanie preddefinovanej odpovede
Ak potrebujete vytvoriť rovnakú alebo podobnú Preddefinovanú odpoveď, ako je niektorá, ktorá sa už využíva, použite možnosť „Duplikovať“.
To možno vykonať tromi rôznymi spôsobmi:
1. Kliknutím na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku odpovede, ktorú chcete duplikovať, a výberom možnosti „Duplikovať“.
2. Začiarknutím políčka umiestneného na začiatku riadku odpovede, ktorú chcete duplikovať, a výberom možnosti „Duplikovať“ z rozbaľovacej ponuky „Akcie“.
💡 Táto možnosť je lepšia, keď chcete duplikovať viac ako jednu odpoveď naraz.
3. Kliknutím na riadok, v ktorom sa nachádza odpoveď, a výberom možnosti „Duplikovať“ v „kontextovom menu (tri bodky)“ umiestnenom v pravom hornom rohu.
Ak potrebujete upraviť duplicitné šablóny, viac informácií nájdete v časti Úprava preddefinovanej odpovede.
Odstránenie preddefinovanej odpovede
Odstránenie preddefinovanej odpovede je jednoduchý proces, ktorý možno vykonať tromi rôznymi spôsobmi:
1. 1. Kliknutím na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku odpovede, ktorú chcete vymazať, a výberom možnosti „Odstrániť“.
2. Začiarknutím políčka umiestneného na začiatku riadku s odpoveďou, ktorú chcete vymazať, a výberom možnosti „Odstrániť“ z rozbaľovacej ponuky „Akcie“.
💡 Táto možnosť je lepšia, keď chcete odstrániť viac ako jednu odpoveď naraz.
3. Kliknutím na riadok, kde sa nachádza odpoveď a výberom možnosti „Odstrániť“ v „kontextovom menu (tri bodky)“ umiestnenom v pravom hornom rohu.
Vždy sa zobrazí nové okno, kde musíte potvrdiť svoje rozhodnutie vymazať odpoveď (odpovede). Po potvrdení bude preddefinovaná odpoveď úspešne vymazaná.
⚠️ Keď odstránite akúkoľvek preddefinovanú odpoveď, nebudete ju môcť obnoviť. Jedinou možnosťou je vytvoriť novú preddefinovanú odpoveď.
Skupiny preddefinovaných odpovedí
Skupiny preddefinovaných odpovedí sa používajú na zoskupenie Preddefinovaných odpovedí spojených s jedným tímom alebo témou (jeden typ spätnej väzby) pre efektívnejšie vyhľadávanie pri používaní.
Príklad: Vytvoríme tri odpovede pre pozitívnu spätnú väzbu a zoskupíme ich do jednej skupiny s názvom „Pozitívne odpovede“. Ďalšie tri odpovede súvisia s negatívnou spätnou väzbou a ďalších šesť bude použitých len pre konkrétny tím (napríklad call centrum). Keď príde pozitívna spätná väzba, môžete jednoducho navštíviť skupinu „Pozitívne odpovede“ a vybrať odpoveď bez toho, aby ste museli prehľadávať všetkých dvanásť vytvorených odpovedí.
Na vytvorenie novej skupiny musí byť vytvorená aspoň jedna Preddefinovaná odpoveď.
Skupiny preddefinovaných odpovedí môžete začať nastavovať tak, že navštívite sekciu „Preddefinované odpovede“ v Nastaveniach a kliknete na tlačidlo „+ Vytvoriť skupinu“.
Objaví sa nové okno, kde najprv pomenujete skupinu. Názov zvyčajne predstavuje kampaň, ku ktorej sa odpovede viažu (názov tímu, subjekt štruktúry, produkt, atď.) a typ spätnej väzby (pozitívna/neutrálna/negatívna).
Keďže každá skupina potrebuje aspoň jednu odpoveď, môžete ich pridať kliknutím na možnosť „+Pridať odpoveď“.
Otvorí sa nové okno, v ktorom vyberiete relevantné odpovede začiarknutím políčka vedľa ich názvu
Potvrďte svoj výber pomocou tlačidla „Pridať“ a uložte novú skupinu.
Text preddefinovanej odpovede po pridaní do skupiny môžete jednoducho skontrolovať kliknutím na názov odpovede. Objaví sa nové okno, kde môžete dokonca zmeniť text odpovede a jej jazykové variácie.
Ak potrebujete vykonať úpravy v rámci vytvorenej skupiny, pozrite si časť Úprava skupín preddefinovaných odpovedí.
Úprava skupín preddefinovaných odpovedí
Pokiaľ ide o zmeny v rámci Skupín preddefinovaných odpovedí, môžete urobiť nasledovné:
Premenovanie skupiny:
Kliknite na riadok, kde je skupina umiestnená a nahraďte pôvodný názov novým vo vstupnom poli „Názov skupiny“. Nezabudnite potvrdiť zmenu cez tlačidlo „Uložiť“.
Odstránenie skupiny:
1. Kliknite na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku skupiny, ktorú chcete vymazať, a vyberte možnosť „Odstrániť“.
2. Začiarknite políčko umiestneného na začiatku riadku skupiny, ktorú chcete odstrániť, a vyberte možnost „Odstrániť“ z rozbaľovacej ponuky „Akcie“.
💡 Táto možnosť je lepšia, keď chcete odstrániť viacero skupín naraz.
3. Kliknutím na riadok, v ktorom je skupina umiestnená a výberom možnosti „Odstrániť“ v „kontextovom menu (tri bodky)“ umiestnenom v pravom hornom rohu.
⚠️ Upozorňujeme, že preddefinované odpovede použité v skupine sa neodstránia, ak odstránite iba skupinu.
Presúvanie odpovedí v rámci skupín
Kliknite na riadok, v ktorom je umiestnená skupina, v ktorej chcete vykonať zmeny. Vyberte odpovede, ktoré chcete presunúť, začiarknutím políčka vedľa ich mena a v rozbaľovacej ponuke „Akcia“ a vyberte možnosť „Pridať do inej skupiny“.
Počas presúvania odpovedí sa zobrazí výzva na výber inej skupiny (ktorá už musí byť vytvorená).
Pridávanie odpovedí do skupiny:
Tu máte niekoľko možností:
1. Kliknite na riadok, v ktorom je umiestnená skupina, v ktorej chcete vykonať zmeny, a vyberte možnosť „+Pridať odpoveď“.
2. Kliknite na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku s odpoveďou, ktorú chcete pridať, a vyberte možnosť „Pridať do skupiny“.
3. Začiarknite políčko na začiatku riadku s odpoveďou, ktorú chcete pridať, a vyberte možnosť „Pridať do skupiny“ z rozbaľovacej ponuky „Akcie“.
💡 Táto možnosť je lepšia, keď chcete pridať viac ako jednu odpoveď naraz.
4. Kliknite na riadok, kde sa nachádza odpoveď a vyberte možnosť „Pridať do skupiny“ v „kontextovom menu (tri bodky)“ umiestnenom v pravom hornom rohu.
Odstránenie odpovedí zo skupiny:
Tu máte niekoľko možností:
1. Kliknite na riadok, kde je umiestnená skupina, v ktorej chcete vykonať zmeny. Začiarknite políčka vedľa odpovedí, ktoré je potrebné odstrániť, a vyberte možnosť „Odstrániť vybraté“ z rozbaľovacej ponuky „Akcia“.
2. Kliknite na riadok, v ktorom je umiestnená skupina, v ktorej je potrebné vykonať zmeny, a vyberte možnosť „Odstrániť zo skupiny“ z „kontextového menu (tri bodky)“ v riadku, kde je umiestnená odpoveď .
3. Kliknite na „kontextové menu (tri bodky)“ umiestnené na konci riadku s odpoveďou, ktorú chcete odstrániť, a vyberte možnosť „Odstrániť zo skupiny“.
4. Začiarknite políčko na začiatku riadku s odpoveďou, ktorú chcete odstrániť, a vyberte možnosť „Odstrániť zo skupiny“ z rozbaľovacej ponuky „Akcie“.
💡 Táto možnosť je lepšia, keď chcete pridať viac ako jednu odpoveď naraz.
5. Kliknite na riadok, kde sa nachádza odpoveď, a vyberte možnosť „Odstrániť zo skupiny“ v „kontextovom menu (tri bodky)“ umiestnenom v pravom hornom rohu.
Systém sa Vás vždy opýta, či chcete túto akciu skutočne vykonať. Po potvrdení budú odpovede úspešne odstránené.
